COLUMN: BUDGET

okt 04, 2012
admin

DE VRAAG

Al jaren zit ik in dit vak. Al jaren heb ik moeite met DE VRAAG. Niet dat ik DE VRAAG niet durf te stellen. Maar omdat ik al jaren in het vak zit weet ik dat ik veelal niet het antwoord krijg dat ik zou willen. Vaak als ik naar een nieuwe (potentiële) opdrachtgever op reis ben denk ik al: wat zal deze opdrachtgever voor antwoord op DE VRAAG geven.

Ik probeer hem of haar in te schatten zodra ik binnenkom. En probeer mijn vraagstelling aan te passen aan de persoon die voor mij zit. Ik heb er moeite mee om niet in de verdediging te schieten als DE VRAAG niet of niet naar wens beantwoord wordt. Dan heb ik teksten als: ‘ja maar, u kunt er ook zo naar kijken, of zo……’. Meestal volhard de ander in zijn standpunt. Want hij of zij ‘heeft ook ervaringen’. Of: ‘onze baas ziet het nou eenmaal zo’.

Die vraag die mij al jaren bezig houdt is: ‘WAT IS UW BUDGET’.

Op die vraag kun je een aantal antwoorden verwachten.

Zo van: ‘dat weet ik niet en als ik het zou weten dan zou ik het niet zeggen’.

Of: ‘als ik u dat zeg dan maakt u het op’. Een andere: ‘waarom vraagt u dat’. Ik schat dat de helft van de opdrachtgevers, soms na enige uitleg of aandringen, een budget of een indicatie geeft.

Ondanks mijn jarenlange ervaring heb ik enige tijd geleden een zeer bijzondere ervaring gehad. Bij een nieuwe opdrachtgever had ik een buitengewoon professionele, goed op schrift gestelde briefing ontvangen. Het programma van wensen van deze marktleider was zeer goed omschreven. De persoon tegenover mij was zeer gedreven en enthousiast voor het product. Een bekend ontwerpbureau had de huisstijl onder handen genomen. Het was de eerste keer dat het bedrijf zich met nieuw elan op de beurs zou presenteren. De standmanager was al bekend, hostesses waren al gereserveerd, de nieuwe brochure al in druk. Alleen DE VRAAG heb ik niet gesteld.

Op de presentatie was ikzelf trots. Goed concept, professioneel gepresenteerd, met visie en geestdrift ontwikkeld, met energie en overtuiging gebracht. Al tijdens de presentatie merkte ik het enthousiasme van mijn nieuwe, professionele opdrachtgever. In deze stand zag men zich al staan: vol overtuiging sprekend met prospects over het prachtige, nieuw ontwikkelde product en de nieuwe bedrijfsvisie. Totdat mij gevraagd werd de kosten te noemen.

Elk mens maakt in zijn leven bijzondere, onuitwisbare momenten mee. Van grote vreugde, of diep verdriet. Het gevoel dat daarbij hoorde kun je zo weer oproepen.

Ik had een dergelijk moment toen ik de kosten noemde. Van een buitengewoon levendige vergadering sloeg de sfeer om in een oorverdovende stilte……………

De prijs die ik noemde was driemaal het budget. Ter plekke sneed ik mij figuurlijk in eigen vlees. DE VRAAG had ik niet gesteld. Ik had aangenomen dat mijn opdrachtgever professioneel was. De briefing was toch perfect. Met veelzeggende wensen en eisen. Conceptuele creativiteit en topklasse werd gevraagd. Maar DE VRAAG ‘Wat is uw budget’ had ik niet gesteld.

Wat is de les die wij moeten leren. Een beursdeelname moet een goede samenwerking zijn tussen de standontwerper / bouwer en de opdrachtgever.

Als zij elkaar vertrouwen en aanvullen is dat de basis waardoor een goed project gerealiseerd kan worden. Kosten, en het in de hand houden van de kosten, zijn absoluut een belangrijk aspect. Mijn overtuiging is dat duidelijkheid over het budget verreweg te verkiezen is boven een mistige situatie o  mtrent de financiën.

Echte professionele opdrachtgevers schrijven het budget in de briefing. Wachten niet af of de prijs meevalt of tegenvalt. Geven het financiële stuur niet uit handen. Zij maken bij de briefing het budget bekend maar schrijven ook op wat zij daarvoor verwachten. Hebben een mening over het kwaliteitsniveau. Zij hebben het vertrouwen te spreken met een aanbieder die maximaal presteert binnen de conceptuele uitgangspunten, de operationele en de financiële grenzen die zijn gesteld.  Zij verlangen een professioneel aanbod waarmee elke euro goed is besteed. Door duidelijk te zijn over de beschikbare gelden is het mogelijk plannen van gelijk kostenniveau met elkaar te vergelijken. Het voorkomt dat appels met peren vergeleken worden.

Met de opdrachtgever waarover ik eerder sprak is het toch goed gekomen. Het concept werd zo gewaardeerd dat men besloten heeft het budget flink op te rekken. En wij van onze kant hebben een aantal alternatieven (bijvoorbeeld is een etage is uit de stand weggelaten) uitgewerkt waardoor de uitgangspunten tegen een ander kostenniveau toch realiseerbaar werden. Ook dat is professionalisme.

Home » COLUMN: BUDGET